Tips för bättre möten

Kom förberedd och var aktiv Läs på i förväg vad mötet ska handla om och förbered dig på frågor som kräver det. Försök vara mentalt närvarande och bidra till agendan genom att ge ditt perspektiv och delta i de diskussioner som förs.

Olika typer av möten

Bjud in dem som är tysta och hjälp varandra att komma till tals. Lägg bort mobilen Teknikavbrott gör att vi tappar fokus på det vi gör i stunden. Därför är multitasking sällan effektivt — tvärtom. Att svara på mejl via mobil och dator under ett pågående möte är dessutom oartigt mot dina kollegor och den som arrangerar mötet. Utvärdera mötet Ställ en fråga i slutet av mötet: vad kan vi göra bättre till nästa gång?

Det är det snabbaste och enklaste sättet att förbättra sin möteskultur. Analysera möteskulturen Om ni har känslan av att ni ständigt sitter i möten som slukar mycket tid utan att ge så mycket tillbaka är det bra att tillsammans bena ut vad ni har för möten. Rena informationsmöten kanske i stället kan lösas genom ett gruppmejl. Dela ut munkavlar om det behövs Du vet den där personen som tar lite för mycket plats i mötet?

Det ligger på den som leder mötet att effektivt stoppa beteendet och låta andra komma till tals. Avbryt artigt, och säg att du hör personen, men det är viktigt att låta alla personer runt bordet komma till tals innan ett beslut kan tas. Om personen också börjar recensera andras idéer är det snarare läge att fundera på personen en ska bli injuden igen.

Planera in många mikropauser 5 minuter räcker! Något gott att äta för att hålla energin uppe brukar vara bra, men nästa paus kan vara en kort promenad runt kvarteret eller att sitta och meditera 3 minuter tillsammans. Det viktigaste är att bryta av mötet för att hämta energi. Om det är en worskhop som du ska hålla kan du också läsa vidare i vår guide till de absolut bästa övningarna för din workshop.

Den som vill förändra kan enkelt planera kortare möten och vara noga med syfte. Mycket går också att lösa utan möten. Spela in en kort film i stället för att kalla till ett informationsmöte, eller be om dina medarbetares idéer via mejl.

Rolig start på möte

Det säger Fredrik Bauer, författare och utbildare i möteseffektivitet på Mötesutveckling Sverige. Han menar att det kan vara bra med mötesfria dagar och bestämda tidpunkter för möten. En person pratar hela tiden. Varken mötesledare eller ­deltagare är engagerade. Och då blir policyn meningslös. Så i stället för att bara ta fram en ny policy handlar det om reflektion.

Då är det enklare att komma vidare och aktivt skapa kortare och mer effektiva möten. Låt alla kommer till tals.

Fem perspektiv för bättre möten

Lämna gärna datorn utanför. Ha extra långa pauser så att du hinner kolla mejlen då och kan ha fokus på samtalet under själva mötet. Respektera tiderna. Källa: Fredrik Bauer I Novus-undersökningen tyckte 14 procent att det ofta bjuds in alltför många deltagare, och att vissa deltagare inte har anledning att närvara.